Metadatos
Los metadatos son informaciones adicionales, además de imágenes, texto y archivos electrónicos que pueden ser asociados al documento. A un documento típico se le puede ser asignar cualquiera de los siguientes metadatos:
Campos
Los campos proporcionan otra forma de categorizar y buscar entradas. Pueden ser agregados a documentos o carpetas independientemente o como parte de una plantilla.
Agregar un campo o plantilla a un documento o carpeta
- Navegue o busque el documento o carpeta.
- Seleccione la casilla siguiente a la entrada cuyos campos quiere ver. Seleccione Ver Metadatos desde Más Acciones en el menú hacia-abajo, y haga clic en Ir.
- Haga clic en Editar junto a Campos.
- Para agregar una plantilla, seleccione desde el menú hacia-abajo Plantilla introduzca los valores de campo apropiadas y haga clic en Cambiar.
- Para agregar campos independientes, haga clic en Agregar/Eliminar Campo(s), seleccione los campos que quiere agregar, agregue los valores de campo apropiados y haga clic e Confirmar Selección.
Etiquetas
Las etiquetas proporcionan otra forma de categorizar, asegurar y buscar sus entradas. Las etiquetas de seguridad e información pueden ser agregadas a las entradas.
Agregar una etiqueta a un documento o carpeta
- Navegue o busque el documento o carpeta.
- Seleccione la casilla junto a la entrada cuyas etiquetas quiere ver. Seleccione Ver Metadatos desde Más Acciones en el menú hacia-abajo, y haga clic en Ir.
- Haga clic en Editar junto a Etiquetas.
- Seleccione la casilla junto a la etiqueta que quiere agregar a la entrada (se pueden seleccionar múltiples etiquetas). Teclee un comentario de la etiqueta en el campo bajo la etiqueta seleccionada y seleccione Guardar Cambios.
Nota: No se requiere a los comentarios de etiquetas que agreguen etiquetas a las entradas, pero puede ser útil cuando se buscan etiquetas.
Vínculos
Los vínculos permiten a los usuarios crear una relación entre dos tipos de documentos, tales como un correo electrónico y un anexo. Al indicar cuales dos documentos están relacionados, puede acceder a los dos rápidamente.
Agregar un vínculo entre dos documentos
- Navegue al documento o búsquelo.
- Seleccione la casilla junto a la entrada a la que quiere agregar un vínculo. Seleccione Ver Metadatos desde Más Acciones en el menú hacia-abajo, y haga clic en Ir.
- Haga clic en Editar junto a Vínculos.
- Agregue el vínculo seleccionando el documento en el menú hacia-abajo Entradas recientes/recordadas, tecleando su ruta, o introduciendo el número ID del documento.
- Seleccione la relación que quiere que tengan los dos documentos en el menú hacia-abajo Seleccionar una relación y haga clic en Agregar Vínculo.
Versiones
Las versiones dan a los usuarios la capacidad de rastrear los cambios hechos a los documentos y ver borradores anteriores de documentos específicos.
Crear una nueva versión
- Navegue al documento o búsquelo.
- Seleccione la casilla junto a la entrada a la que quiere agregar una nueva versión. Seleccione Ver Metadatos desde Más Acciones en el menú hacia-abajo, y haga clic en Ir.
- Haga clic en Editar junto a Versiones.
- Agregue un documento como una nueva versión seleccionándolo desde el menú hacia-abajo Entradas reciente/recordadas, tecleando su ruta o introduciendo el número ID del documento.
- Agregue cualquier comentario y haga clic en Agregar Versión.
Nota: No se requiere a los comentarios de versiones que agreguen una nueva versión, pero puede ser útil cuando se busca una versión de un documento.
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